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Política de Tratamiento de Información

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Política de Tratamiento de Información

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Old Mutual Holding de Colombia S.A.

Política Local

Seguridad de la Información | Año 2013

TABLA DE CONTENIDO

  1. Historial del documento
  2. Objetivos
  3. Audiencia a quien está dirigida la política
  4. Marco Legal
  5. Obligaciones
  6. Estructura Administrativa sobre protección y tratamiento de Datos Personales

  7.   • Servicio al Cliente
      • Sistema de Protección al Consumidor Financiero
      • Riesgo Operacional y Seguridad de la Información
      • Junta Directiva
      • Entes de Control y Vigilancia

  8. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo
  9. Principios para el tratamiento de datos personales

  10.   • Principios relacionados con la recolección de datos personales
      • Principios relacionados con el uso de datos personales
      • Principios relacionados con la calidad de la información
      • Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales

  11. Derechos aplicables a los titulares de datos personales
  12. Procedimiento para ejercer sus derechos como titular de los datos
  13. Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio
  14. Deberes de Old Mutual

  15.   • Deberes de OLD MUTUAL respecto del titular del dato
      • Deberes de OLD MUTUAL respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
      • Deberes de OLD MUTUAL cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
      • Deberes de OLD MUTUAL respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
      • Deberes de OLD MUTUAL cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales

  16. Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales
  17. Video Vigilancia
  18. Niveles y Medidas de Seguridad
  19. Transferencia internacional de datos personales
  20. Transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados
  21. Aviso de Privacidad
  22. Vigencia de Bases de Datos
  23. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información
  24. Definiciones

1. Historial del documento

Inicio de vigencia Version Titulo Creado por: Autorizado por:
Junio 2013 01 Equipo de Implementación Ley Junta Directiva
Julio 2013 02 Se modifica para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 Equipo de Implementación Ley Junta Directiva

2. Objetivos

  • Establecer los criterios sobre la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales.
  • Establecer las responsabilidades de Old Mutual y sus encargados respecto al tratamientos de datos personales

3. Audiencia a quien está dirigida la política

Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de las compañías Old Mutual Pensiones y Cesantías S.A., Old Mutual Seguros de Vida S.A., Old Mutual Fiduciaria S.A., Old Mutual Holding de Colombia S.A. y Old Mutual Valores S.A. Sociedad Comisionista de Bolsa, en lo sucesivo "Old Mutual" quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y a miembros del grupo financiero Old Mutual o cualquier matriz o filial.

4. Marco Legal

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos".

El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.

De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien "sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes"

De conformidad con el artículo 7 de la ley 1328 de 20091, las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera tienen, entre otras, las siguientes obligaciones especiales: (…) i) Guardar la reserva de la información suministrada por el consumidor financiero y que tenga carácter de reservada en los términos establecidos en las normas correspondientes, sin perjuicio de su suministro a las autoridades competentes; (…) q) Disponer de los medios electrónicos y controles idóneos para brindar eficiente seguridad a (…) la información confidencial de los consumidores financieros y a las redes que la contengan; (…) s) No requerir al consumidor financiero información que ya repose en la entidad vigilada o en sus dependencias, sucursales o agencias (…)

Existe el deber que tienen los funcionarios de las entidades financieras y aseguradoras de guardar reserva y discreción sobre los datos de sus clientes o sobre aquellos relacionados con la situación propia de los mismos, que llegaren a conocer en desarrollo de sus actividades2. Dicha reserva es considerada por la Superintendencia Financiera como una de las garantías valiosas que tienen los clientes que depositan en las entidades financieras y aseguradoras, a título de secreto, parte o toda su intimidad económica3. Para dicha entidad, las entidades vigiladas deben dar cumplimiento a la "obligación especial de guardar la reserva de la información aportada por sus clientes y en ese orden evaluar su entrega a terceros (…)."4

Old Mutual están comprometidas con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales (o Política de Tratamiento de Información) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.

1 Por la cual se dictan normas en materia financiera, de seguros, del mercado de valores y otras disposiciones
2 Cfr. numeral 4.1. del Capítulo VIII, Título I de la Circular Externa 007 de 1996
3 Cfr. Superintendencia Financiera, Concepto 2008067663-001 del 5 de enero de 2009
4 Cfr. Superintendencia Financiera, Concepto 2012030108-001 del 18 de mayo 2012

5. Obligaciones

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para Old Mutual, así como todos los terceros que obran en nombre de la Compañía, o que sin actuar en nombre de Old Mutual tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.

Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: protecciondedatos@oldmutual.com.co

De conformidad con el numeral 1º del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial el trabajador "observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes

6. Estructura Administrativa sobre protección y tratamiento de Datos Personales

OLD MUTUAL cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Para los efectos antes descritos, presentamos los roles de la estructura administrativa para la protección de datos de los titulares de la información.

6.1 Servicio al Cliente

Old Mutual cuenta con un departamento responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos; capacitado para atender a los titulares de datos personales en relación con sus solicitudes, derivados del ejercicio de los derechos sobre protección de datos personales conferidos por la ley.

Old Mutual, pone a su disposición el teléfono 6584000 en Bogotá, la línea nacional 01 80000 517 526 y el correo electrónico: cliente@oldmutual.com.co para la atención, y ejercicio de los derechos anteriormente mencionados.

6.2 Sistema de Protección al Consumidor Financiero

Old Mutual cuenta con un Sistema de Protección al Consumidor Financiero el cual se fundamenta en tres pilares esenciales: (1) el suministro de información; (2) la debida atención y protección a los consumidores financieros; (3) la Defensoría del Consumidor Financiero.

Para el cumplimiento de estos propósitos, Old Mutual ha implementado un Sistema de Atención a los Consumidores Financieros, que propende por consolidar un ambiente de atención, protección y respeto de dichos consumidores.

El Sistema de atención está encaminado a:

  • a) Consolidar al interior de Old Mutual una cultura de atención, respeto y servicio a los consumidores financieros.
  • b) Adoptar herramientas para el suministro de información adecuada.
  • c) Fortalecer los procedimientos para la atención de sus quejas, peticiones y reclamos.
  • d) Propender por la protección de los derechos del consumidor financiero, así como la educación financiera de éstos

6.3 Riesgo Operacional y Seguridad de la Información

El área de Riesgo Operativo de Old Mutual, entre otras, cumple con la función de protección de datos personales y atiende las vulneraciones de derechos contenidos en la Ley 1581/2012, en segunda instancia.

Adicionalmente, Old Mutual cuenta con un sistema de administración de riesgos operacionales y un oficial de Seguridad de la Información, quien tiene a su cargo, entre otras funciones, hacer cumplir condiciones mínimas de seguridad, prevención de riesgos e implementación de controles que impidan la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.

6.4 Junta Directiva

La junta directiva de Old Mutual es el órgano encargado de aprobar la creación y/o actualización de las políticas, manuales y lineamientos sobre protección de datos.

6.5 Entes de Control y Vigilancia

A continuación presentamos los Entes de Control con los que cuentan la compañía.

  • Auditoría Interna
  • Auditoría Externa
  • Superintendencia de Industria y Comercio
  • Superintendencia Financiera de Colombia
  • Defensor del Consumidor Financiero

7. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo

Los datos que se recolectan serán tratados de manera transparente, leal y lícita con finalidad principal de contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios del Responsable del Tratamiento, así como el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales.

Old Mutual podrá tratar los datos personales para los siguientes fines:

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con Old Mutual, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
  • Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con Old Mutual, o aquel que llegare a tener.
  • Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de Old Mutual o empresas vinculadas al grupo Old Mutual, así como a los aliados comerciales de Old Mutual.
  • Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, y cualquier tercero con el cual Old Mutual posea un vínculo contractual de cualquier índole.
  • Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país a cualquier empresa miembro del grupo Old Mutual, así como a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para , implementar servicios de computación en la nube. Para lo cual solicita autorización expresa e inequívoca de los titulares.
  • Suministrar a las asociaciones gremiales y a los sistemas manejados por éstas, tales como, entre otros, ASOFONDOS, FASECOLDA, SIAFP, los datos personales necesarios para la realización de estudios y en general la administración de sistemas de información del sector correspondiente.
  • • Transferir o transmitir a las compañías Old Mutual Holding de Colombia S.A., Old Mutual Pensiones y Cesantías S.A., Old Mutual Fiduciaria S.A., Old Mutual Valores S.A Comisionista de Bolsa, Old Mutual Global Investments S.A. y Old Mutual Consulting Services S.A. miembros del grupo financiero Old Mutual o cualquier matriz o filial, en calidad de encargados o a terceros en virtud de un contrato.
  • Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización.
  • Enviar invitaciones a eventos, campañas, lanzamientos de producto por medio electrónicos como correo electrónico, SMS (mensajes de texto).
  • Realizar grabación de las llamadas que realicen los titulares de los datos como soporte ante quejas y reclamos. Adicionalmente para cumplir con requerimiento legales.

Old Mutual también podrá:

  • Conocer la información del titular del dato que repose en operadores de bancos de datos de información financiera de que trata la Ley 1266 de 2008 o las normas que la modifiquen o sustituyan y proporcionarles mi información a los mismos.
  • Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional, internacional o extranjera.
  • Consultar o suministrar a cualquier médico, hospital, compañía de seguros, compañía de medicina prepagada o entidad promotoras de salud (EPS) para que en cualquier momento, ya sea en vida o ya habiendo sucedido la muerte, Old Mutual pueda acceder a la información sobre el estado de salud; en consecuencia dichas entidades podrán entregar a Old Mutual o recibir de la misma, copia de toda la información que sea requerida.

Los datos recolectados a través de puntos de seguridad, asi como, los datos tomados de los documentos suministrados por el titular al personal de seguridad y loso btenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de OLD MUTUAL, se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, los bienes e instalaciones de OLD MUTUAL y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

8. Principios para el tratamiento de datos personales

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, así como el tratamiento que Old Mutual realizase a los datos personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

8.1 Principios relacionados con la recolección de datos personales

La recolección y tratamiento de datos personales debe realizarse para fines lícitos respetando las normas generales, especiales y la autorización dada por el titular sobre los mismos.

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o conforme a orden legal o judicial que autorice su tratamiento. Para obtener la autorización del titular del dato se utilizarán las cláusulas, formatos y documentos establecidos por OLD MUTUAL.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y en ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

  • El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Old Mutual.
  • Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Autorización a favor de otro o para otro

La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

Autorización para tratamiento de datos sensibles:

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

  • La autorización debe ser explícita.
  • Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
  • Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

  • La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto
  • Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA
  • El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo

Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

8.2 Principios relacionados con la recolección de datos personales

Principio de finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito, el cual debe ser autorizado por el titular o permitido por la ley. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

Principio de temporalidad Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los datos. titular.

Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos

Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

8.3 Principios relacionados con la calidad de la información.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando Old Mutual lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

8.4 Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales.

Principio de seguridad:Cada persona de OLD MUTUAL deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas

  • Al titular del dato.
  • A las personas autorizadas por el titular del dato.
  • A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares de los datos personales o terceros autorizados conforme a la presente política o a la ley.

Principio circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

  • Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
  • A las personas autorizadas por el titular del dato o por la ley.
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

9. Derechos aplicables a los titulares de datos personales

OLD MUTUAL se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en las bases de datos o Archivos de OLD MUTUAL
  • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizado accedan a los datos del titular del dato.
  • Obtener copia de la autorización suscrita por éstos en calidad de titulares de los datos.
  • Informar sobre el uso que OLD MUTUAL ha dado a los datos personales del titular.
  • Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
  • Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de OLD MUTUAL se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
  • El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
  • La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Old Mutual
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.
  • Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos

10. Procedimiento para ejercer sus derechos como titular de los datos

Old Mutual en cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, hace de su conocimiento el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

A continuación el paso a paso para radicar su solicitud:

1. Imprima el anexo número 1 de esta política (formulario para el ejercicio de Derechos) y diligencie cada uno de los campos. Si no tiene acceso al formulario, puede radicar un documento en el cual se especifique:

  • Nombres y apellidos.
  • Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo.
  • Descripción del Derecho que desea ejercer ante Old Mutual.
  • Firma, número de identificación y huella.
  • Radicarlo en original en las oficinas de Old Mutual.

2. Anexe copia del documento de identidad del titular ampliado al 150%. Cuando la solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o representante del titular, deberá acreditar dicha calidad.

3. Adjunte los documentos en los que soporte su solicitud y/o vulneración de sus derechos. Consulte en nuestra página: http://www.oldmutual.com.co/oficinas.

4. Ubique la oficina más cercana a usted y diríjase a nuestras instalaciones, disponibles para la atención al público.

5. Radique el formulario y anexos requeridos, y solicite copia del radicado.

6. Usted podrá comunicarse con Old Mutual dentro de los cinco (5) días hábiles de radicada su solicitud, a fin de validar el estado de su requerimiento y subsanarlo en el evento en que el mismo presente inconsistencias. En todo caso, Old Mutual se comunicará con usted para que las mismas sean subsanadas de acuerdo a los tiempos y procedimiento que a continuación le presentamos:

  • Las solicitudes, quejas y reclamos incompletos o con cualquier tipo de inconsistencias, se podrán subsanar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a la recepción de la radicación.
  • Si transcurridos dos (2) meses contados a partir de la radicación inicial, el solicitante no ha completado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se marcará en la base de datos con una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
  • Dicha marcación se mantendrá hasta que la solicitud, queja o reclamo sea resuelto.
  • Si la persona o área que recibe el reclamo no es el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Old Mutual tiene un término máximo para atender su requerimiento de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo a satisfacción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

OLD MUTUAL dispondrá de un sistema de información para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente:

  • Fecha de recibo del requerimiento/reclamo.
  • Clasificación del requerimiento/reclamo.
  • Datos básicos del titular y/o de quien realice el reclamo.
  • Descripción de los motivos/hechos que dan lugar al reclamo.
  • Nombre del analista de Servicio al Cliente de OLD MUTUAL encargado de gestionar el requerimiento/ reclamo.
  • Fecha de envío de la respuesta al titular del dato y cierre de caso.

El sistema disponible para la atención de requerimientos /yo quejas tiene mecanismos automáticos de alerta de escalamiento que informan sobre los plazos y vencimiento para responder dentro de los términos establecidos en esta política.

11. Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Old Mutual o Encargado del Tratamiento, de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.

12. Deberes de Old Mutual

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de OLD MUTUAL cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

12.1 Deberes de OLD MUTUAL respecto del titular del dato
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
12.1.1 Deberes de OLD MUTUAL respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
  • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Actualizar la información cuando sea necesario.
  • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
12.1.2 Deberes de OLD MUTUAL cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
  • Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
  • Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12.1.3 Deberes de OLD MUTUAL respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
  • a) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • b) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12.1.4 Deberes de OLD MUTUAL cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales

Si OLD MUTUAL realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

  • Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a OLD MUTUAL los datos personales que tratará como Encargado.
  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
  • Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se establece en la presente política.
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

16. Transferencia internacional de datos personales

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será imprescindible contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien Old Mutual tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.

17. Transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados

Cuando Old Mutual desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

  • Los alcances del tratamiento.
  • Las actividades que el Encargado realizará en nombre de Old Mutual.
  • Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y Old Mutual.
  • La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política.
  • El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.
  • La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

18. Aviso de Privacidad

Old Mutual, en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en https://www.oldmutual.com.co/protecciondedatos/avisodeprivacidad.

19. Vigencia de Bases de Datos

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.

20. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

  • Página pública http://www.oldmutual.com.co/protecciondedatos Correo electrónico enviado a los titulares.
  • Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de una publicación en un diario de amplia circulación.

Las comunicaciones se enviaran como mínimo diez (10) antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá solicitar del titular una nueva autorización.

21. Definiciones

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
  • Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre ella el titular en bases de datos o archivos.
  • Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.

Estos datos se clasifican en:

  • Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos)
  • Dato personal público:Es el dato calificado como tal por ley o la Constitución Política o el que no sea privado, semiprivado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, los datos contenidos en el RUNT o los datos contenidos en el registro público mercantil de las Cámaras de Comercio.
    • Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
    • Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
  • Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes (contabilidad), información extraída a partir de la inspección del domicilio, número telefónico siempre y cuando no se encuentre en bases públicas o el salario.
  • Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
  • Encargado del tratamiento:Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Prospectos: Persona natural o jurídica con quien se espera tener una relación comercial en el corto plazo (Clientes potenciales).
  • Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
  • Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la recolección y fines del tratamiento, entre otras. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
  • Titular del dato: Es persona natural a que se refieren los datos.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
  • Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • NNA: hace referencia los menores de 18 años, y corresponde a la sigla de Niños Niñas y Adolecentes.
  • Estipulación a Favor de Otro o para Otro: Estipulación a favor de otro, artículo 1506 del código civil, el cual señala lo siguiente:

"Cualquiera puede estipular a favor de una tercera persona, aunque no tenga derecho para representarla; pero sólo esta tercera persona podrá demandar lo estipulado; y mientras no intervenga su aceptación expresa o tácita, es revocable el contrato por la sola voluntad de las partes que concurrieron a él.

Constituyen aceptación tácita los actos que solo hubieran podido ejecutarse en virtud del contrato". Requisito la aceptación expresa del tercero para ratificar la estipulación.